CONTROL

Cuando hablamos de control, se nos viene a la cabeza el rendimiento y el desempeño de una empresa, la vigilancia de la labor de los empleados y la evaluación de los proyectos implementados en una empresa. No solo basta con planear lo que va a realizar la empresa, organizar el trabajo y dirigir a los empleados, además de todo esto, es de vital importancia controlar que lo que se había planeado, se este cumpliendo satisfactoriamente y si no es así, tomar las medidas necesarias para enderezar el camino y conseguir los objetivos propuestos desde el principio.
En muchos casos de la vida real, observamos que existe el control en una organización, cuando en un colegio, se entregan notas de un periodo estudiantil, el estudiante debe observar su rendimiento hasta ese momento, ver si esta cumpliendo con los objetivos y corregir cuando no se estén superando las expectativas. También vemos ejemplos de control empresarial en lugares como los canales de TV o emisoras radiales cuando hacen encuestas para saber como esta la opinión del público.
En esta oportunidad estudiaremos la importancia del control en la administración. El control es una parte fundamental de la administración, sirve para revisar que los resultados se estén consiguiendo y para mirar que elementos de la empresa producen buenos resultados o si por el contrario estorban. El control, nos servirá en nuestra vida empresarial y familiar, debido a que en algún momento necesitaremos vigilar que estemos consiguiendo lo que queremos. Esto demuestra la importancia de esta función administrativa.





CONTROL


Control como función administrativa: Forma parte del proceso administrativo, junto con la plantación, la organización y la dirección.

Estudiaremos el control como cuarta función administrativa que, junto con la planeación, la organización y la dirección, conforma el proceso administrativo






Planear Organizar Dirigir Controlar:
• Definir los estándares de desempeño.
• Monitorear el desempeño con los estándares.
• Emprender la acción correctiva para garantizar la consecución de los objetivos deseados.



En general, la administración crea mecanismos para controlar todos los
aspectos que se presenten en las operaciones de la organización. Los controles pueden utilizarse para:

• Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos escritos o programas de producción.
• Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilización, mediante la exigencia de riesgos escritos, procedimientos de auditoria y división de responsabilidades.
• Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de calidad y sistemas de incentivos.
• Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y políticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoria.
• Medir y dirigir el desempeño de los de los empleados mediante sistemas de evaluación de desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y registros, incluida la información sobre producción por empleado o sobre pérdidas por desperdicio de empleado, etc.
• Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulación de éstos en la plantación, puesto que ayudan a definir el propósito apropiado y la dirección del comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados.

Esto demuestra que el control asume varias formas y contenidos que representan características diferentes en cada organización o en cada área de la organización o incluso en cada nivel jerárquico.
La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se planeó, organizó y distribuyó se ajusten lo máximo posible a los objetivos preestablecidos. La esencia del control radica en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los objetivos o resultados deseados. El control es un proceso que guía la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano. Como proceso, el control presenta fases que deben explicarse.




Lo esencial en cualquier sistema de control es:

1. Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.

2. Un medio para medir la actividad desarrollada

3. Un procedimiento para comprar tal actividad con el criterio fijado.

4. Algún mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.

La aplicación de estos conceptos generales y abstractos a situaciones concretas y prácticas dependerá de cada gerente. Los elementos mencionados siempre estarán incluidos en cualquier sistema de control, sea en el control de calidad, presupuestario, de producción, de inventario, de personal, etc.

El control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases:

1. Establecimiento de estándares y criterios.
2. Observación del desempeño.
3. Comparación del desempeño con el estándar establecido.
4. Acción para corregir el desvío entre el desempeño real y el desempeño esperado.




FASES DEL CONTROL



1. Establecimiento de estándares y criterios.

Los estándares representan el desempeño deseado, los criterios representan las normas que guían las decisiones .Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y que de desempeño resultado debe aceptarse como normal o deseable .Constituye los objetivos que el control deberá garantizar o mantener . La función más importante del control es determinar cuáles deberían ser los resultados o, por lo menos, que esperar de determinada acción.
Los estándares o normas proporcionan un método para establecer que debe hacerse .Los estándares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos o índices .La administración científica se preocupo por desarrollar técnicas que proporcionen buenos estándares, como el tiempo estándar en el estudio de tiempos y movimientos .ejemplos: los estándares o criterios pueden mencionar el costo estándar, los estándares de calidad y los estándares de volumen de producción.
















El Proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a determinados estándares establecidos de ante mano ; funciona de acuerdo con la información que recibe .Esta información permite emprender acciones colectivas oportunas , que son la base del control .En consecuencia el control debe definirse de acuerdo con los resultados que se pretende obtener como base en los objetivos ,planes , políticas , organigramas , procedimientos ,etc. . El control implica una comparación con estándares establecidos previamente para poner en marcha en acción colectiva cuando se presenta un desvió inaceptable esta acción puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la dirección, aunque no necesariamente en todos los casos .También puede revisarse y modificarse los estándares fijados entre (sino fueron establecidos de manera propiedad) para adaptarlos a la realidad de los hechos o a las posibilidades de la empresa



2. Observación del desempeño

El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a estándares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la información que reside La observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de lo que se controla .La eficacia de un sistema de control depende de la información inmediata sobre los resultados anteriores, trasmitida a quienes tienen poder para introducir cambios. La unidad de medida deberá concordar con el criterio pre determinada y deberá expresarse de modo que permita efectuar una comparación sencilla. El grado de exactitud de la medida dependerá de las necesidades específicas de aplicación de esa medida

Expositor: Nº 4

3. Comparación del desempeño real con el esperado

Toda actividad experimenta algún tipo de variación, error o desvió. Es importante definir los límites dentro de los cuales esa variación se considera normal o deseable. No todas las variaciones requieren corrección, sino solo aquellas que sobrepasen los límites de los criterios de especificación. El control separa lo normal de lo excepcional para que la corrección se concentre en las excepciones o los desvíos. Este aspecto recuerda mucho el principio de excepción propuesto por Taylor para concentrarse en las excepciones, el control debe disponer de técnicas que señalen con rapidez donde se origina el problema.
Al comparar los resultados con los estándares establecidos, la evaluación debe enviarse siempre a la persona o al órgano responsable.
La comparación del desempeño real con el proyectado no solo busca localizar las variaciones, errores o desvíos, sino también predecir otros resultados futuros. Además de proporcionar comparaciones rápidas, un buen sistema de control permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro. Aunque no se puede modificar el pasado, comprenderlo puede ayudar a crea comparación de los resultados en las operaciones futuras. En general, la comparación de los resultados reales con los planeados se lleva a cabo mediante presentación de diagramas, informes, indicadores, porcentajes, medidas estadísticas, etc. Estos medios de presentación exigen que el control disponga de técnicas que le permitan tener mayor información sobre lo que debe controlarse.


4. Acción correctiva

Las medidas y los informes de control indican cuando las actividades que se realizan no logran los resultados esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha la acción correctiva. El objetivo del control es indicar cuando, cuanta, como y donde debe ejecutarse la corrección. La acción necesaria se emprende con base en los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de control. Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse representan la culminación del proceso de control.
La acción correctiva que ajusta las operaciones a los estándares preestablecidos es la esencia de control, y su base es la información que reciben los gerentes. Control es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para garantizar que se ejecuten los planes dispuestos para alcanzar los objetivos. Esla función según la cual el administrador, desde el presidente hasta el capataz, certifica que todo lo que se hace concuerda con lo planeado. Ya Fayol afirmaba que en una empresa el control consiste en comprobar si todo se ejecuta conforme al plan adoptado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Tiene por objetivo indicar las fallas y los errores para rectificarlos y no reincidir en ellos. Se aplica a todo: cosas, personas y acciones. La planeación requiere programas coherentes, integrados y articulados, en tanto que el control exige la concordancia de planes y acciones







TIPOS DE CONTROL
Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son:
1. CONTROL PREVENTIVO
Es un control interno que se usa para prevenir eventos indeseables, errores u otras ocurrencias que pudieran tener un efecto material negativo sobre un proceso o producto final, de acuerdo a la organización

Principios

Los principios de control preventivo nos explican de una manera sencilla que mientras más alta sea la calidad del cuerpo organizacional, menos será la necesidad de controles directos.

Los supuestos del control preventivo nos hablan de que los administradores calificados cometen un mínimo de errores, que los fundamentos de la administración suelen ser útiles para medir el desempeño y que es posible evaluar la aplicación de los fundamentos de la administración.

 Ventajas:

Menciona que controla eficientemente la calidad de los administradores, se obtiene con mayor precisión la asignación de responsabilidades personales, acelera las correcciones relativas y las hace mas eficaces, alienta el control mediante el autocontrol, hace mas rápida la carga de la administración representada por los controles directos y psicológicamente hablando los administradores saben que esperan de los subordinados, entienden la naturalidad de la administración organizacional y se dan cuenta de la gran relación que hay entre el desempeño y la medición.

Por ejemplo, en una panadería, los administradores deben establecer principios de controles preventivos cuando identifican los ingredientes que deben tener a la mano para hacer el pan, y luego deben especificar la calidad del pan que se considere aceptable, por esto los controles preventivos representan el pensamiento de la administración que es proactivo y reactivo.



2. CONTROL CONCURRENTE

El control concurrente ocurre mientras que una actividad está en marcha. Implica la regulación de las actividades en curso que son parte del proceso de la transformación para asegurarse de que se conforman con los estándares de organización. El control concurrente se diseña para asegurarse de que las actividades del trabajo del empleado producen los resultados correctos
Puesto que el control concurrente implica el regular de tareas en curso, requiere a con la comprensión de las tareas específicas implicadas y de su relación al haber deseado y al producto
El control concurrente a veces se llama investigación o control sí-no, porque implica a menudo los puntos de comprobación en los cuales las determinaciones se hacen alrededor si continuar progreso, tomar la acción correctiva, o el trabajo de la parada en conjunto sobre productos o servicio.
3. CONTROL CORRECTIVO:

Es el que se encarga de comparar los resultados obtenidos versus los resultados esperados, logrando de las diferencias obtenidas punto de partida para la investigación de los factores que repercutieron, tomando a su vez las medidas correctivas para que no vuelva a suceder de ser diferencias en contra de los resultados planificados y ser maximizadas de ser diferencias a favor.
Ante todo ningún control debe ser obstáculo o impedimento para el efectivo desarrollo de las funciones de la empresa; sino por el contrario herramientas de fácil y oportuno manejo para administración.


Expositor: Nº 6

4. CONTROL SELECTIVO
Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso. Como ejemplo de este método se encuentran el control de calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de producción masiva
Es aquel que se determina con anterioridad de tal manera que se detecta si se cumplen los procesos previstos o se buscan alternativas para continuar con el honor. Ejemplo: una empresa que utiliza mucho petróleo para su proceso productivo. Se prepara porque sabe que seguramente el precio va a subir varias veces en el año. En ese caso esta haciendo control financiero selectivo.



CONCLUSION


El control es una función administrativa que representa demasiada importancia para el gerente y para la administración en general debido a que con el se revisa que las cosas estén marchando de la manera deseada y de corregir cualquier falla que se produzca. Cada empresa tiene una forma distinta de practicar el control en sus procesos, pero lo que se busca al final es un sistema de control eficaz que ayude en realidad el gerente a manejar un óptimo proceso de operaciones asociado a la planeación ya realizada.