PLANEACIÓN

PLANEACION
Planear consiste en la definición de objetivos, la ordenación de recursos materiales y humanos, la determinación de métodos y las formas de organización , el establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad, la localización especial de las actividades y otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la conducta de la persona o grupo.
La planeación es trazar un curso concreto de acción para alcanzar un objetivo
Planear es diseñar un método para lograr una meta definida
Planear es decidir de antemano que hacer, como hacerlo, cuando y quien deberá llevarlo a cabo
PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
 RACIONALIDAD: La acción ordenada con fines específicos
 PREVISION: La planeación es previsión del futuro
 UNIVERSALIDAD: La planeación y la programación deben abarcar las diferentes etapas del proceso económico, social y administrativo y proveer las consecuencias que producirá su aplicación
 UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estén integrados entre si y formen un todo organizado y compatible
 CONTINUIDAD: La planeación y la programación son un proceso de duración permanente
 INHERENCIA: La planeación y programación son necesarias en cualquier actividad humana y son inherentes a la administración.


ELEMENTOS DE LA PLANEACION
 DIAGNOSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que obstaculizan el logro de los objetivos de la organización
 OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya sea con la realización de una sola operación de una actividad concreta, de un procedimiento de una función completa o de todo el funcionamiento de la institución
 POLITICAS: Son líneas generales de acción que guian a los miembros de una empresa
 PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de acción que se considera el mas recomendable para el logro de un objetivo, así mismo, es necesario que cada una de las funciones de una organización tenga sus propios objetivos y de igual forma sus planes
 PROGRAMAS: Un programa está destinado a cumplir las funciones de una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas cuantificables que se cumplieran a traves de la integración de un conjunto de esfuerzos, con recursos humanos , materiales y financieros a el asignados, con un costo global y unitario determinado y cuya ejecución en principio queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.
 PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numéricamente los resultados de una organización e incluye tres elementos principales.
1.- Se refiera a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planeas concretos, valorando costos y beneficios
2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminación que están relacionados con el costo
3.- Se mide en unidades económicas, proporcionando estándares contra los cuales se puede comparar.
ASPECTOS PRINCIPALES DE LA NATURALEZA DE LA PLANEACIÓN:
• La contribución de la planeación a los propósitos y los objetivos de la empresa: Cada plan y todos sus planes de apoyo deben contribuir al logro del propósito y los objetivos de la empresa. Este concepto se deduce de la naturaleza de la empresa organizada, que existe para el logro del propósito del grupo a través de la cooperación deliberada.
• La supremacía de la administración: La planeación es única en el sentido que implica establecer los objetivos necesarios hacia los cuales confluirá el esfuerzo de grupo. Además, un administrador debe planear para saber qué tipo de relaciones organizacionales y aptitudes personales se necesitan junto con los cursos de acción que deben seguir los subordinados y las clases de controles a aplicar. Por supuesto, se deben planear todas las demás funciones administrativas si se quiere que tengan éxito.
• Generalización de la planeación: Si se reconoce la generalización de la planeación es más fácil comprender por qué algunas personas distinguen entre la elaboración de políticas (El establecimiento de normas para la toma de decisiones) y la administración, o entre el “Administrador” y el “Administrador” o “Supervisor”. Debido a su autoridad o posición en la organización, un administrador puede realizar más planeación o una planeación más importante que otros, o la planeación de uno puede ser más básica que la de otro y aplicable a una porción más grande de la empresa.
• La eficiencia de los planes: La eficiencia de un plan se relaciona con el grado hasta el que logre el propósito y los objetivos que se persiguen. Por otra parte, la eficiencia de un plan se mide por su contribución al propósito o a los objetivos, menos los costos y otros factores necesarios para formularlo y operarlo. Un plan puede facilitar la consecución de los objetivos, pero a un costo innecesariamente alto. Los planes son eficientes si logran su propósito a un costo razonable, cuando este se mide no solo en términos de tiempo, dinero o producción, sino también por el grado de satisfacción grulla o individual.
CLASES DE METAS













¿Cuál es la importancia de la planeación?
La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente constantemente, éste puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar estos cambios.

Razones por las cuales es importante la planeación
• Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
• Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
• Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
• Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
• Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
• Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
• Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
• Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.
• Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
• Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión

ORGANIZACIÓN

A menudo se afirma que las personas capaces pueden hacer funcionar cualquier patrón organizacional. Hay quienes aseguran incluso que es deseable que en una organización prive cierta vaguedad, porque de esta manera se impone el trabajo en equipo, en virtud de la conciencia generalizada de la necesidad de cooperar al logro de todas las actividades. Pero es indudable que tanto las personas capaces como las dispuestas a cooperar trabajarán en conjunto más efectivamente si saben qué parte les corresponde desempeñar en una operación en equipo y conocen la relación entre sí de sus funciones. Esto se aplica por igual a las empresas privadas u organismos gubernamentales que a un equipo de fútbol o una orquesta sinfónica. Diseñar y sostener estos sistemas de funciones es el propósito básico de la función administrativa de la organización.
En este sentido, la organización consiste en la identificación y clasificación de las actividades requeridas, la agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos, la asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo y la estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.






1. DEFINICION DE ORGANIZACIÓN SEGÚN AUTORES:

 P.M. BLAU.:
"Es la existencia de procedimientos formales para movilizar y coordinar los esfuerzos de diversos subgrupos, generalmente especializados, con miras a alcanzar objetivos comunes".
 MAX WEBER (1922):
"Un grupo corporativo entendido éste como una relación social que, o bien está cerrada hacia fuera, o bien, limitada mediante reglas y disposiciones de admisión de personas ajenas. Este objetivo se logra gracias a que tales reglas y ordenes se llevan a la práctica a través de la actuación de individuos específicos (director, jefe) y de un grupo administrativo".
 BARNARD (1959:93)
"Un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o más personas. Supone una situación concreta en la que se dé cooperación y sus componentes constituyen varios sistemas diferentes (físicos, biológicos, psicológicos) pero lo que les unifica y relaciona es la organización"
 ARGYRIS (1957:54)
Afirma que la propiedad fundamental de una organización es su basamento lógico, su racionalidad esencial. Una organización formal está basada en ciertos principios, tales como: la especialización de tareas, la cadena de mando, la unidad de dirección, la racionalidad, etc.
 ETZIONI (1964)
"Una unidad social que ha sido creada con la intención de alcanzar metas específicas: cooperativas, empresas, hospitales, iglesias, prisiones, escuelas..."
 KATZ y KAHN (1977:25)
Define como un sistema energético de consumo-resultado, en el que el energético proveniente del resultado reactiva el sistema. Las organizaciones sociales son sistemas abiertos que interactúan con su ambiente.
 WEINERT (1987:41)
"Una organización es un conjunto colectivo con límites relativamente fijos e identificables, con una ordenación normativa, con un sistema de autoridad jerárquico, con un sistema de comunicación, y con un sistema de miembros coordinado; este conjunto colectivo está formado por una base relativamente continua dentro de un entorno que le rodea y se dedica a acciones y actividades que normalmente tienen una meta final u objetivo, o una serie de metas finales u objetivos".


 SCHEIN (1988)
Especifica algo más: organización sería así la "coordinación racional de las actividades de un cierto número de personas que intentan conseguir una finalidad y objetivo común y explícito mediante la división de funciones y del trabajo, a través de una jerarquización de la autoridad y la responsabilidad".

 ETZIONI (1964)
Enmarcado en su teoría sociológica de la que ha brotado el “comunitarismo”, concebía la organización como entidad social deliberadamente creada y recreada para alcanzar objetivos concretos. Se caracterizaría por la división del trabajo, el poder y las responsabilidades en la comunicaciones; divisiones no producidas por azar o por tradición, sino de forma deliberada.
 KATZ Y COLABORADORES (1978)
En un marco de referencia a la teoría cibernética, definen la organización como: un sistema abierto, en los que el input de energía y la conversión del output en posteriores inputs energéticos consiste en transacciones entre la organización y su entorno. Esos sistemas articulan otros diferenciados según funciones y coordinados, y se realizan a través de un sistema de roles. Una organización humana constituye una estructura artificial, con propiedades únicas, una estructura que consiste en actos o eventos más que de componentes físicos invariables
 PORTER, LAWLER, HACKMAN (1975)
Delimitan cinco notas esenciales en una organización:
a. Estar compuestas de individuos y grupos
b. Constituirse para la consecución de fines y objetivos específicos
c. Utilizar para ello la diferenciación de funciones, y
d. La coordinación racional de las mismas
e. Manifestar cierta permanencia temporal y delimitación espacial.
 ABRAHAMSSON (1993)
Define las organizaciones como estructuras configuradas según un plan diseñado por una persona, grupo, o clase con el deliberado y expreso propósito de conseguir ciertos objetivos, objetivos dentro de los intereses del mandatar, y a con frecuencia opuestos a otros intereses. La organización es empleada como recurso por distintos agentes como medio para realizar esfuerzos racionales y planificados. La razón de su existencia es la realización de un trabajo, o de un proceso de producción (material o inmaterial).



2. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL MODERNO CONCEPTO DE "ORGANIZACIÓN"
En la comprensión cotidiana de la vida humana, en sus aspectos de convivencia y trabajo en ámbitos sociales, el concepto de "organización" es uno de los más empleados. Y es tan consueto el concepto que parece absurda la sugerencia de que el "organizar" pueda ser un fenómeno que pueda provocar la "sorpresa" de que Sócrates decía ser el comienzo del "filosofar". En el mejor de los casos se considerará "sorprendente" que se quiera incluso plantear como problema el modo de entender este concepto: "organizar".
Y sin embargo, el mismo término "organizar" es relativamente nuevo: se introdujo por primera vez, en el sentido actual, en la Francia del siglo XVIII, antes se empleaba el concepto de "orden" ("Ordo"). El nuevo término tuvo desde sus comienzos connotaciones ambiguas, pues junto a la pretendida mejora de eficacia de muchas actividades gracias a su 'organisation' también se percibían ya los efectos negativos de organizar demasiado las cosas. Una breve retrospectiva sobre sus orígenes ayudará a comprender mejor su sentido.
En su origen etimológico, el término ‘organización’ procede de un neologismo latino, ‘organisatio’, que había ya empleado la medicina desde el siglo XIV para designar el tipo de constitución o de generación de los cuerpos naturales y se encuentra ligado al concepto de "organum". Pero el término no se difunde hasta el siglo XVIII sobre todo en relación con las ciencias biológicas (por ejemplo en la obra de P.L. de Maupertuis[39]), pues el término se emplea en sentido metafórico, estableciendo una analogía entre los órganos del cuerpo biológico y los órganos´ o instrumentos del cuerpo social ordenado.
Ahora bien, mientras hoy es habitual contraponer la interpretación mecanicista de la organización a la organicista, por ejemplo, atribuyendo a Taylor una comprensión mecanicista o rígida, y a los representantes del Movimiento de Relaciones Humanas una comprensión organicista y flexible del sistema organizado, en aquel tiempo, el mismo organismo era concebido como un mecanismo perfecto, no como algo totalmente distinto.

3. CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
Proceso de arreglar la estructura de una organización y de coordinar sus métodos gerenciales y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado y en evolución cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en ambiente dinámico.
Según esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como también lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de policía y los organismos de los gobiernos locales, regionales y estatales. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).

CONTROL

Cuando hablamos de control, se nos viene a la cabeza el rendimiento y el desempeño de una empresa, la vigilancia de la labor de los empleados y la evaluación de los proyectos implementados en una empresa. No solo basta con planear lo que va a realizar la empresa, organizar el trabajo y dirigir a los empleados, además de todo esto, es de vital importancia controlar que lo que se había planeado, se este cumpliendo satisfactoriamente y si no es así, tomar las medidas necesarias para enderezar el camino y conseguir los objetivos propuestos desde el principio.
En muchos casos de la vida real, observamos que existe el control en una organización, cuando en un colegio, se entregan notas de un periodo estudiantil, el estudiante debe observar su rendimiento hasta ese momento, ver si esta cumpliendo con los objetivos y corregir cuando no se estén superando las expectativas. También vemos ejemplos de control empresarial en lugares como los canales de TV o emisoras radiales cuando hacen encuestas para saber como esta la opinión del público.
En esta oportunidad estudiaremos la importancia del control en la administración. El control es una parte fundamental de la administración, sirve para revisar que los resultados se estén consiguiendo y para mirar que elementos de la empresa producen buenos resultados o si por el contrario estorban. El control, nos servirá en nuestra vida empresarial y familiar, debido a que en algún momento necesitaremos vigilar que estemos consiguiendo lo que queremos. Esto demuestra la importancia de esta función administrativa.





CONTROL


Control como función administrativa: Forma parte del proceso administrativo, junto con la plantación, la organización y la dirección.

Estudiaremos el control como cuarta función administrativa que, junto con la planeación, la organización y la dirección, conforma el proceso administrativo






Planear Organizar Dirigir Controlar:
• Definir los estándares de desempeño.
• Monitorear el desempeño con los estándares.
• Emprender la acción correctiva para garantizar la consecución de los objetivos deseados.



En general, la administración crea mecanismos para controlar todos los
aspectos que se presenten en las operaciones de la organización. Los controles pueden utilizarse para:

• Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos escritos o programas de producción.
• Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilización, mediante la exigencia de riesgos escritos, procedimientos de auditoria y división de responsabilidades.
• Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de calidad y sistemas de incentivos.
• Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y políticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoria.
• Medir y dirigir el desempeño de los de los empleados mediante sistemas de evaluación de desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y registros, incluida la información sobre producción por empleado o sobre pérdidas por desperdicio de empleado, etc.
• Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulación de éstos en la plantación, puesto que ayudan a definir el propósito apropiado y la dirección del comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados.

Esto demuestra que el control asume varias formas y contenidos que representan características diferentes en cada organización o en cada área de la organización o incluso en cada nivel jerárquico.
La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se planeó, organizó y distribuyó se ajusten lo máximo posible a los objetivos preestablecidos. La esencia del control radica en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los objetivos o resultados deseados. El control es un proceso que guía la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano. Como proceso, el control presenta fases que deben explicarse.




Lo esencial en cualquier sistema de control es:

1. Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción, un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de medida.

2. Un medio para medir la actividad desarrollada

3. Un procedimiento para comprar tal actividad con el criterio fijado.

4. Algún mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.

La aplicación de estos conceptos generales y abstractos a situaciones concretas y prácticas dependerá de cada gerente. Los elementos mencionados siempre estarán incluidos en cualquier sistema de control, sea en el control de calidad, presupuestario, de producción, de inventario, de personal, etc.

El control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases:

1. Establecimiento de estándares y criterios.
2. Observación del desempeño.
3. Comparación del desempeño con el estándar establecido.
4. Acción para corregir el desvío entre el desempeño real y el desempeño esperado.




FASES DEL CONTROL



1. Establecimiento de estándares y criterios.

Los estándares representan el desempeño deseado, los criterios representan las normas que guían las decisiones .Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y que de desempeño resultado debe aceptarse como normal o deseable .Constituye los objetivos que el control deberá garantizar o mantener . La función más importante del control es determinar cuáles deberían ser los resultados o, por lo menos, que esperar de determinada acción.
Los estándares o normas proporcionan un método para establecer que debe hacerse .Los estándares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos o índices .La administración científica se preocupo por desarrollar técnicas que proporcionen buenos estándares, como el tiempo estándar en el estudio de tiempos y movimientos .ejemplos: los estándares o criterios pueden mencionar el costo estándar, los estándares de calidad y los estándares de volumen de producción.
















El Proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a determinados estándares establecidos de ante mano ; funciona de acuerdo con la información que recibe .Esta información permite emprender acciones colectivas oportunas , que son la base del control .En consecuencia el control debe definirse de acuerdo con los resultados que se pretende obtener como base en los objetivos ,planes , políticas , organigramas , procedimientos ,etc. . El control implica una comparación con estándares establecidos previamente para poner en marcha en acción colectiva cuando se presenta un desvió inaceptable esta acción puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la dirección, aunque no necesariamente en todos los casos .También puede revisarse y modificarse los estándares fijados entre (sino fueron establecidos de manera propiedad) para adaptarlos a la realidad de los hechos o a las posibilidades de la empresa



2. Observación del desempeño

El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a estándares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la información que reside La observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de lo que se controla .La eficacia de un sistema de control depende de la información inmediata sobre los resultados anteriores, trasmitida a quienes tienen poder para introducir cambios. La unidad de medida deberá concordar con el criterio pre determinada y deberá expresarse de modo que permita efectuar una comparación sencilla. El grado de exactitud de la medida dependerá de las necesidades específicas de aplicación de esa medida

Expositor: Nº 4

3. Comparación del desempeño real con el esperado

Toda actividad experimenta algún tipo de variación, error o desvió. Es importante definir los límites dentro de los cuales esa variación se considera normal o deseable. No todas las variaciones requieren corrección, sino solo aquellas que sobrepasen los límites de los criterios de especificación. El control separa lo normal de lo excepcional para que la corrección se concentre en las excepciones o los desvíos. Este aspecto recuerda mucho el principio de excepción propuesto por Taylor para concentrarse en las excepciones, el control debe disponer de técnicas que señalen con rapidez donde se origina el problema.
Al comparar los resultados con los estándares establecidos, la evaluación debe enviarse siempre a la persona o al órgano responsable.
La comparación del desempeño real con el proyectado no solo busca localizar las variaciones, errores o desvíos, sino también predecir otros resultados futuros. Además de proporcionar comparaciones rápidas, un buen sistema de control permite localizar posibles dificultades o mostrar tendencias significativas para el futuro. Aunque no se puede modificar el pasado, comprenderlo puede ayudar a crea comparación de los resultados en las operaciones futuras. En general, la comparación de los resultados reales con los planeados se lleva a cabo mediante presentación de diagramas, informes, indicadores, porcentajes, medidas estadísticas, etc. Estos medios de presentación exigen que el control disponga de técnicas que le permitan tener mayor información sobre lo que debe controlarse.


4. Acción correctiva

Las medidas y los informes de control indican cuando las actividades que se realizan no logran los resultados esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha la acción correctiva. El objetivo del control es indicar cuando, cuanta, como y donde debe ejecutarse la corrección. La acción necesaria se emprende con base en los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de control. Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse representan la culminación del proceso de control.
La acción correctiva que ajusta las operaciones a los estándares preestablecidos es la esencia de control, y su base es la información que reciben los gerentes. Control es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño de los subordinados para garantizar que se ejecuten los planes dispuestos para alcanzar los objetivos. Esla función según la cual el administrador, desde el presidente hasta el capataz, certifica que todo lo que se hace concuerda con lo planeado. Ya Fayol afirmaba que en una empresa el control consiste en comprobar si todo se ejecuta conforme al plan adoptado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Tiene por objetivo indicar las fallas y los errores para rectificarlos y no reincidir en ellos. Se aplica a todo: cosas, personas y acciones. La planeación requiere programas coherentes, integrados y articulados, en tanto que el control exige la concordancia de planes y acciones







TIPOS DE CONTROL
Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son:
1. CONTROL PREVENTIVO
Es un control interno que se usa para prevenir eventos indeseables, errores u otras ocurrencias que pudieran tener un efecto material negativo sobre un proceso o producto final, de acuerdo a la organización

Principios

Los principios de control preventivo nos explican de una manera sencilla que mientras más alta sea la calidad del cuerpo organizacional, menos será la necesidad de controles directos.

Los supuestos del control preventivo nos hablan de que los administradores calificados cometen un mínimo de errores, que los fundamentos de la administración suelen ser útiles para medir el desempeño y que es posible evaluar la aplicación de los fundamentos de la administración.

 Ventajas:

Menciona que controla eficientemente la calidad de los administradores, se obtiene con mayor precisión la asignación de responsabilidades personales, acelera las correcciones relativas y las hace mas eficaces, alienta el control mediante el autocontrol, hace mas rápida la carga de la administración representada por los controles directos y psicológicamente hablando los administradores saben que esperan de los subordinados, entienden la naturalidad de la administración organizacional y se dan cuenta de la gran relación que hay entre el desempeño y la medición.

Por ejemplo, en una panadería, los administradores deben establecer principios de controles preventivos cuando identifican los ingredientes que deben tener a la mano para hacer el pan, y luego deben especificar la calidad del pan que se considere aceptable, por esto los controles preventivos representan el pensamiento de la administración que es proactivo y reactivo.



2. CONTROL CONCURRENTE

El control concurrente ocurre mientras que una actividad está en marcha. Implica la regulación de las actividades en curso que son parte del proceso de la transformación para asegurarse de que se conforman con los estándares de organización. El control concurrente se diseña para asegurarse de que las actividades del trabajo del empleado producen los resultados correctos
Puesto que el control concurrente implica el regular de tareas en curso, requiere a con la comprensión de las tareas específicas implicadas y de su relación al haber deseado y al producto
El control concurrente a veces se llama investigación o control sí-no, porque implica a menudo los puntos de comprobación en los cuales las determinaciones se hacen alrededor si continuar progreso, tomar la acción correctiva, o el trabajo de la parada en conjunto sobre productos o servicio.
3. CONTROL CORRECTIVO:

Es el que se encarga de comparar los resultados obtenidos versus los resultados esperados, logrando de las diferencias obtenidas punto de partida para la investigación de los factores que repercutieron, tomando a su vez las medidas correctivas para que no vuelva a suceder de ser diferencias en contra de los resultados planificados y ser maximizadas de ser diferencias a favor.
Ante todo ningún control debe ser obstáculo o impedimento para el efectivo desarrollo de las funciones de la empresa; sino por el contrario herramientas de fácil y oportuno manejo para administración.


Expositor: Nº 6

4. CONTROL SELECTIVO
Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso. Como ejemplo de este método se encuentran el control de calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de producción masiva
Es aquel que se determina con anterioridad de tal manera que se detecta si se cumplen los procesos previstos o se buscan alternativas para continuar con el honor. Ejemplo: una empresa que utiliza mucho petróleo para su proceso productivo. Se prepara porque sabe que seguramente el precio va a subir varias veces en el año. En ese caso esta haciendo control financiero selectivo.



CONCLUSION


El control es una función administrativa que representa demasiada importancia para el gerente y para la administración en general debido a que con el se revisa que las cosas estén marchando de la manera deseada y de corregir cualquier falla que se produzca. Cada empresa tiene una forma distinta de practicar el control en sus procesos, pero lo que se busca al final es un sistema de control eficaz que ayude en realidad el gerente a manejar un óptimo proceso de operaciones asociado a la planeación ya realizada.

ADMINISTRACIÓN ...EFECTIVO CAMBIO

En un medio estable, se tiene un promedio de vida largo; lo que funcionó ayer, funcionará mañana. Pero esto no es la realidad actual. Los vientos de cambio están azotando, proceden de todas partes, y con características de huracanes; al llegar atacan con fuerza indomable y velocidades ultrasónicas y de no estar preparados, los daños pueden ser incalculables e irrecuperables.

Para formarse una idea de la rapidez del cambio, hay que hacer el siguiente ejercicio:

¿Qué tecnología usaba?
¿Cómo se estructuraba la organización?
¿Cómo era la carga de trabajo?

En una escala de 1 a 10, se califica el grado de cambio que ha ocurrido en ese tiempo.

Después hay que proyectarse tres años hacia el futuro, para calificar los cambios que se cree que habrá en ese período de tiempo.

Y para poder adecuarse a los cambios es muy importante la buena voluntad. ¿En qué consiste la buena voluntad para el cambio? Consiste en:

-Estar abierto y receptivo a nuevas ideas.
-Sentirse estimulado en vez de inquieto por el cambio.
-Ver la transición como un reto, no como una amenaza.
-Comprometerse a gestar cambio de manera incesante.

La buena voluntad para el cambio es tomar medida para:

-Cuestionar el status quo.
-Prever en que, como y cuando cambiar.
-Crear cambio en vez de reaccionar a él.

¿Cómo lograr que el cambio se acepte y se afronte de manera positiva y proactiva?

El secreto es convertir la resistencia en buena voluntad y disposición positiva. Dirigir en vez de seguir (a la competencia, nuestros sistemas de trabajo y al cliente). Los buenos individuos y las buenas organizaciones reaccionan con rapidez y vigor al cambio. Los individuos y las organizaciones excelentes, crean y conducen el cambio.

Algunas preguntas frecuentes que se hacen las organizaciones son:





¿Porqué, si los procesos, sistemas y estructuras, han sido bien concebidos para hacer frente a las nuevas necesidades de nuestro medio ambiente, no tienen el éxito en el tiempo y los resultados esperados, conforme pasa el tiempo?

¿Cuál es la dificultad para convertir estas ideas en acciones eficaces?

La respuesta es: LAS PERSONAS

LAS PERSONAS SON LA GUARDABARRERAS DEL CAMBIO

Las personas tienen poder para darle vida o matar ideas, iniciativas, acciones, propósitos, objetivos y programas. Es importante considerar que algunas personas detestan el cambio, ya que se sienten afectadas en si mismas y en sus tradicionales y cómodas costumbres. Muchas personas lo que hacen es asentir y sonreír, además de mostrarse de acuerdo con todo lo que decimos... y luego portarse como siempre se han portado. A esto se le llama: Complacencia malintencionada.

¿En que cambiar?

Hay que considerar como las organizaciones son hoy en día. Luego se debe de imaginar como puede llegar a ser en un futuro. Es seguro de que hay una distancia entre el presente y el futuro en un número importante de dimensiones. Se ha encontrado que es valioso formalizar estas dimensiones a través del concepto, "palancas para el cambio".

Estas palancas para el cambio se resumen así:

*Mercados y Clientes: La visión del presente y futuro pueden ser diferentes en la manera en que la organización puede o debería visualizar y segmentar sus mercados y empleados de base.

*Estructura y Facilidades: Probablemente exista una distancia entre la estructura de la organización y su mejor configuración a futuro. Pueden surgir nuevos recursos en el futuro, que valdría la pena instalar.

*Tecnología: Finalmente la visión puede revelar una distancia entre la información basada en tecnologías que hoy están en orden y aquella o aquellas que necesiten ser modificadas para recibir al futuro y poder competir.

*Procesos de Negocios: Es muy probable que exista una distancia entre el modo en que los procesos de la compañía operan y la manera en que necesitarán operar en el futuro para llevar productos y servicios competitivos al mercado. Desde ese momento se debe percibir la necesidad de introducir un nuevo conjunto de mediciones de desempeño corporativo.



*Gente y Sistemas de Recompensas: La visión puede incluir diferencias en el tipo de personas que necesitará, sistemas y medidas para recompensarlos, y la cultura que diariamente les envía señales preocupándose por "COMO HACER NEGOCIO" y "CUAL ES EL ENFOQUE Y ORIENTACIÓN COMO ORGANIZACIÓN".


MANEJO DEL CAMBIO COMO UN PROCESO

El cambio es un proceso de movimiento; de un estado presente, a través de un estado de transición. Las áreas clave de importancia cuando se manejan transiciones son:

A) ¿Cómo se puede asistir efectivamente a la gente sin olvidarse y dejar el estado presente?
B) ¿Cómo se puede dirigir y manejar efectivamente el movimiento a través del estado de transición?
C) ¿Cómo proveer el soporte necesario para la aceptación, adopción y ejecución de un nuevo estado, hasta llegar al estado deseado?

Existen muchas estrategias y tácticas para manejar transiciones, pero para que estas se lleven a cabo, se requiere de que se: oiga, escuche, responda, inspire y lideré el proceso.

La Administración del Cambio es el proceso de transformación que asegura el éxito organizacional de la empresa reconociendo al cambio humano como una constante ante el avance acelerado de la tecnología de información y los cambios en las empresas.

La Administración del Cambio considera los procesos y actividades que ayudan a las organizaciones a adoptar cambios radicales, resultado de la implantación de nuevos procesos o soluciones tecnológicas.

Los elementos que considera un programa exitoso de Administración del Cambio son:

1. Alinear las expectativas a todos los niveles de la organización
2. Diseñar e implantar una estrategia de comunicación que permita manejar un plan de comunicación efectivo.
3. Diseñar e implantar una estrategia para la definición de nuevos roles y capacidades que permita evolucionar a los recursos humanos a la nueva organización.
4. Diseñar e implantar una estrategia de transferencia del conocimiento y entrenamiento que permita contar con una organización autosuficiente.
5. Diseñar e implantar una estrategia de aseguramiento del cambio que permita medir y administrar la resistencia al cambio durante los proyectos.


Es importante que ante los cambios tan constantes que están enfrentando las empresas se determine su disposición al cambio y la de los actores de cada proceso. Porque es necesario darse cuenta y reconocer la problemática que está afectando a la empresa y al descubrir lo que origina la resistencia al cambio, es necesario cambiarlo por una solución positiva, que les permita comprometerse con un cambio de percepción para que pueda darse una nueva visión de la


organización. Esto se logra por medio de dinámicas que promueven la sensibilización al cambio y el desarrollo humano.

La aplicación de la Administración del Cambio implica explorar y reconocer temores en los actores de los procesos, involucrar a toda la organización, crear conciencia del porqué de los cambios, formar líderes, transformar la percepción, fortalecer el trabajo en equipo y aprender a aprender.

El establecer una metodología para la Administración del Cambio permitirá reconocer lo que sucede, provocar un cambio de actitud y percepción en los colaboradores, llevarlo a la práctica del diario vivir y en consecuencia preparar a la empresa para enfrentar mejor los cambios.

Introducción

El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay una institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde principios de siglo. La administración es el órgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna.

Las personas han hecho planes y perseguido metas por medio de organizaciones y logrado todo tipo de hazañas desde hace miles de año. Sin embargo, la teoría de la administración se suele considerar un fenómeno relativamente reciente que surge con la industrialización de Europa y Estados Unidos en el siglo XXI.
Una organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elabora para conseguir determinados objetivos.
La administración posee características como universalidad, especificidad unidad temporal, valor instrumental, amplitud del ejercicio, flexibilidad, entre otras que serán ampliadas en este contenido; Además poseen elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad, coordinación de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente a otras disciplinas.
El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo.
La administración de empresas posee cinco variables principales que constituyen su estudio las cuales son: tarea, personas, tecnología, ambiente y estructura.

2. Administración

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.

En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.

Gerente
Un Gerente es una persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados.

Los Gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos; una de las partes esta sujeta a la otra.
Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que involucran a otras personas, para bien o para mal.
Administradores
Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Estos también podrán tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en dos grupos:

Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros empleados.
Los administradores dirigen las actividades de otras gentes.
Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva.
Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del grupo.

Los administradores se clasifican en:

Los administradores de primera línea por lo general lo llamamos supervisores.
Los de mandos medios pueden ostentar títulos como de jefe de departamentos o de oficina, líder del proyecto, jefe de unidad, gerente de distrito, decano, obispo o gerente divisional.
Los administradores por lo común ostentan títulos de vicepresidente, presidente, canciller, director administrativo, director general etc.

Las principales funciones del administrador
Es importante si de alguna empresa o institución nos quisiéramos referir, que independientemente de la importancia que tendrá el establecimiento o aplicación de un modelo como en este caso lo es el proceso administrativo, debemos también referirnos, al papel que como administradores tenemos en una organización, llamada de bienes o de servicios.
El número de departamentos varía según las necesidades de la misma empresa, dependiendo del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza funciones como:
Producción: Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos clave, ya que se encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada introducción de infraestructura en un organismo o empresa.
Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que hoy en día representa, y que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar métodos eficientes en el manejo y coordinación de los sistemas de venta que la empresa ofrece a un mercado específico.
Finanzas: Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios económicos necesarios para cada uno de los demás departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.
Recursos humanos: Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso adecuado de programas de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y desarrollo, se allega para la empresa del personal adecuado y afín a los objetivos de la misma.

El papel del administrador
La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planeación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto mas se preocupe el administrador para saber o aprender como se ejecutan las tareas, mas preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto mas se preocupe por desarrollar conceptos mas preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer como se prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planeación y el control de producción, etc ya que estos conocimientos son valiosos para la administración, sin embargo lo mas importante y fundamental es saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.

Objetivos De La Administración
1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas
Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.
2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla
3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

Importancia De La Administración
La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por que una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.

La administración busca el logro de objetivos a través de las personas ,mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.

Dentro de la administración encontramos:

Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.
Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad.
Desempeño de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc.
Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.
Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto de mantener en equilibrio dinámico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el flujo de información es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual. La tarea de la administración es instrumentar este sistema de información-decisión para coordinar los esfuerzos y mantener n equilibrio dinámico.

Características de las administración
1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejercito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
2. Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
4. Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
5. Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
7. Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.
8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo

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